Inapto não é baixado: 1,9 milhão de CNPJs ficaram inaptos em 12 meses, ao lado de 3,2 milhões de baixas

Quem conferiu a carteira de clientes em abril e não voltou a olhar tem um problema que não aparece como empresa fechada. Entre outubro de 2025 e setembro de 2026, 1.913.675 estabelecimentos foram declarados inaptos pela Receita Federal, contra 18.277 nos 12 meses anteriores. No mesmo período, 3.170.091 estabelecimentos deram baixa. São dois jeitos diferentes de um CNPJ sair do cadastro ativo, e o primeiro quase não existia até maio.

Baixa é escolha do dono; inaptidão é ato da Receita

A baixa encerra o CNPJ. Na base de outubro de 2026, 3.106.284 das 3.170.091 baixas dos últimos 12 meses (98%) têm como motivo a extinção por encerramento ou liquidação voluntária: o próprio dono fechou a empresa. A baixa não volta atrás.

A inaptidão é outra coisa. A Receita declara o CNPJ inapto quando a empresa deixa de entregar declarações obrigatórias por mais de 90 dias depois do prazo, como prevê o art. 38 da Instrução Normativa RFB nº 2.119/2022. O ato sai num Ato Declaratório Executivo (ADE), e o aviso chega pela Caixa Postal do e-CAC. A empresa não foi encerrada e pode voltar a ficar regular quando entrega o que faltava. Por isso o cadastro inapto engana mais que o baixado.

Maio de 2026: 2,7 inaptidões para cada baixa

A onda tem data. Em maio de 2026, a base registra 758.117 estabelecimentos declarados inaptos, 2,7 vezes as 285.445 baixas do mês. Em junho foram 557.857. Até abril, o número mensal não passava de mil.

A explicação está na nota da Receita de 8 de maio de 2026. Entre outubro e dezembro de 2025, mais de 6 milhões de contribuintes foram intimados a entregar declarações e escriturações em atraso. Cerca de 3,4 milhões (mais de 56%) regularizaram. Os cerca de 2,6 milhões que seguiam omissos podiam ter o CNPJ declarado inapto, com publicação de uns 100 mil ADEs por dia ao longo de maio e junho. Pela nota, pouco mais de 434 mil deles eram optantes do Simples Nacional e por volta de 1 milhão eram MEIs.

A onda não acabou em junho. De julho a setembro, a base soma mais 596.324 inaptidões, perto de 200 mil por mês, o equivalente a algo entre 61% e 83% das baixas de cada um desses meses. Setembro é o último mês completo da base e costuma crescer nas atualizações seguintes, porque a Receita registra eventos com data retroativa.

Os dois números não se somam nem se comparam um a um. A nota fala em contribuintes que podiam ser declarados inaptos; a nossa base conta estabelecimentos (matrizes e filiais) que constam como inaptos na base de outubro, pela data da inaptidão. Quem regularizou antes do ADE, ou depois dele, não entra na conta. A metodologia explica como cada evento é contado.

Onde e em que atividades os inaptos se concentram

São Paulo responde por 431.614 inaptidões em 12 meses, 22,6% do país. Somados, São Paulo, Minas Gerais (191.639) e Rio de Janeiro (186.184) ficam com 42% do total.

Por atividade, o comércio varejista lidera com 439.306 estabelecimentos inaptos (23%), seguido de alimentação (174.790) e serviços especializados para construção (149.380). Entre as atividades que vendem para outras empresas, aparecem transporte terrestre (106.111), serviços de escritório e apoio administrativo (75.018) e o comércio atacadista (59.997). É onde a inaptidão de um fornecedor pesa mais na rotina de quem compra.

O que muda para quem tem clientes e fornecedores com CNPJ

Uma lista de clientes conferida no começo do ano mostra como ativos cadastros que, desde maio, estão inaptos. E a situação anda nos dois sentidos: quem entrega as declarações em atraso pode voltar a ficar regular, então uma conferência feita em junho também já envelheceu. Pela nota da Receita, cerca de 1,4 milhão dos omissos eram MEIs ou empresas do Simples: os fornecedores pequenos, que mais aparecem numa carteira de compras. Conferir um CNPJ por vez não dá conta de quase 2 milhões de mudanças: dá para subir a lista de CNPJs de uma vez e ver a situação e o regime de cada um. Para bases grandes, o saneamento de cadastro atualiza tudo por planilha ou API.

A próxima mexida grande vem na virada do ano, com a exclusão do Simples, como mostramos em a leva de dezembro que tira empresas do Simples.