Limpeza terceirizada: 4 em cada 10 empresas do ramo estão fora do Simples, e isso muda a retenção na nota

Das 16.036 unidades ativas de limpeza em prédios e em domicílios na base da Receita Federal de outubro de 2026, 6.081 (37,9%) estão fora do Simples Nacional. Para quem contrata o serviço, é essa linha do cadastro que decide se a nota sofre, além dos 11% de INSS, a retenção de 4,65% de CSLL, Cofins e PIS.

Quantas empresas de limpeza estão no Simples Nacional?

Na atividade de limpeza em prédios e em domicílios (CNAE 8121-4/00), 9.951 unidades estão no Simples Nacional, 62,1% do total. MEI praticamente não existe nesse código: são 4 registros. Os números são de estabelecimentos (matrizes e filiais ativas), e 15.267 deles são matrizes, o que mostra um ramo de empresas de uma unidade só.

O retrato muda de um código vizinho para o outro. Nos serviços combinados de apoio a edifícios (8111-7/00), a chamada facilities, são 18.304 unidades, 64,9% no Simples e 35,0% fora. Na dedetização e controle de pragas (8122-2/00), o Simples pesa mais: 77,8% das 8.772 unidades. Já nas "outras atividades de limpeza" (8129-0/00), 74,2% das 34.653 unidades são MEI, e só 9,5% ficam fora do regime.

Somando o grupo inteiro de atividades de limpeza (812), a base conta 59.461 unidades: 25.702 MEIs (43,2%), 22.432 no Simples sem contar os MEIs (37,7%) e 11.327 fora do Simples (19,0%). São Paulo concentra 17.638 delas, 29,7% do país, seguido de Rio de Janeiro (5.690) e Minas Gerais (5.043). Para comparar, na vigilância e segurança (divisão 80), a outra atividade que divide com a limpeza o mesmo anexo do Simples, 29,3% das 33.518 unidades estão fora do regime.

Ou seja: quem terceiriza a limpeza de um prédio, de uma fábrica ou de um escritório tem, grosso modo, 4 chances em 10 de estar pagando uma empresa fora do Simples. É a parte do mercado em que a retenção na nota é maior.

Por que a limpeza fica no Anexo IV e paga o INSS patronal à parte

A Lei Complementar 123/2006 põe o "serviço de vigilância, limpeza ou conservação" no Anexo IV (art. 18, § 5º-C, inciso VI). Nesse anexo, a contribuição patronal ao INSS sobre a folha não está incluída no Simples: a empresa a recolhe à parte, pela legislação dos demais contribuintes. O mesmo artigo, no § 5º-H, livra essas atividades da vedação à cessão ou locação de mão de obra prevista no art. 17, inciso XII: a empresa de limpeza pode ceder trabalhadores ao cliente e continuar no Simples.

A diferença aparece na conta. Uma empresa de limpeza com receita de R$ 600 mil em 12 meses cai na 3ª faixa do Anexo IV: alíquota nominal de 10,2% menos R$ 12.420, o que dá uma alíquota efetiva de 8,13%. Se a mesma receita fosse de um serviço do Anexo III, a conta seria 13,5% menos R$ 17.640: 10,56%, com a contribuição patronal dentro (ela fica com 43,4% do valor da guia nessa faixa).

No Anexo IV, os 8,13% cobrem IRPJ, CSLL, Cofins, PIS e ISS, e a folha paga o INSS patronal por fora. Numa atividade em que a maior parte do custo é mão de obra, a guia menor engana: o encargo trabalhista volta inteiro. É por isso que, nesse ramo, sair do Simples é uma conta frequente, e o cadastro de quem contrata precisa acompanhar.

As retenções na nota de limpeza: 11% de INSS e 4,65% de CSLL, Cofins e PIS

Duas retenções pesam na nota de limpeza, e só uma depende do regime do fornecedor. A primeira é a de 11% de INSS do art. 31 da Lei 8.212/1991, quando o serviço é prestado por cessão de mão de obra ou empreitada. Entre as optantes do Simples, ela alcança justamente as do Anexo IV, como a limpeza; as dos outros anexos ficam dispensadas. Fora do Simples, a regra geral é reter.

A segunda é a de CSLL, Cofins e PIS. A Lei 10.833/2003 manda reter na fonte, nos pagamentos por "limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância", 4,65% do valor (1% de CSLL, 3% de Cofins e 0,65% de PIS, art. 31). O art. 32, inciso III, diz que essa retenção não é exigida nos pagamentos a optantes do Simples.

Numa nota de R$ 10.000 de limpeza por cessão de mão de obra, considerando só essas duas retenções, a diferença é esta:

Se o cadastro diz "Simples" e o fornecedor já saiu, a empresa que paga deixa de reter os R$ 465 que a lei manda reter. A pergunta, então, é quantos fornecedores de limpeza trocaram de lado no último ano. A resposta da base é maior do que o tamanho do ramo faria supor.